Como indica la ley 640 de 2001, el acta de conciliación presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada; por esas razones, evidentemente el acta que resulta de un trato realizado, debe contener un mínimo de requisitos para que pueda llenar absolutamente los vacíos que permitan hacer de ese documento, una obligación clara, expresa y exigible.
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LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA AUDIENCIA O DILIGENCIA
También se indica si la audiencia se realiza de forma virtual o presencial.
2. IDENTIFICACION PLENA DEL CONCILIADOR
Aunque el conciliador, como actúa en desarrollo de funciones de un centro de conciliación, basta con que indique su nombre completo, cedula y tarjeta profesional de abogado. (Debe ser abogado).
3. IDENOMINACIÓN DE LAS PARTES
Señalando en el acta las que comparecen, si lo hacen directamente o por medio de apoderado.
Se enuncian los participantes, con sus datos específicos: nombres y apellidos completos, numero y tipo de identificación, dirección, teléfono y correo electrónico.
Igual tratamiento para los apoderados, identificando en el acta, si hay apoderados, a quien representa cada uno.
4. RELACION BREVE DE LOS HECHOS QUE MOTIVARON LA SOLICITUD
Se trata de una breve transcripción de las pretensiones de la solicitud.
5. EL ACUERDO LOGRADO
En el acta se especifican las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se cumplirán las condiciones o arreglos a los que llegaron las partes.
En esto debe tratar el conciliador, ser muy preciso y puntual. Para lograrlo debe pensar en el desarrollo de la audiencia, como si estuviera realizando un contrato.
En ese orden de ideas, puede plantear preguntas a las partes para que aclaren cualquier inquietud, recuerdese que se trata de un documento que presta mérito ejecutivo.
EJEMPLO DE LA FORMA EN QUE DEBEN REDACTARSE LOS ACUERDOS
Supongamos el cumplimiento de un contrato de una compraventa de un inmueble. El contrato inicial contenía, o debía contener:
- La descripción plena del inmueble;
- La fecha y hora en que se firmaría la escritura;
- La notaría en que debía realizarse;
- La fecha y hora en que se hará entrega material del inmueble;
- El precio a pagar y la forma en que se haría efectivo el pago;
- Puede contener unas cláusulas penales, ¿que sucede si alguno incumple?
En ese orden de ideas, si se espera que el acta preste mérito ejecutivo, debe contener los mismos elementos.
Pero el acta es el RESUMEN de lo acontecido en la audiencia, de suerte que esas expresiones DEBEN QUEDAR CLARAS en el acta, para que PRESTE MÉRITO EJECUTIVO.
Supongamos el mismo caso de cumplimiento de un contrato. En la conciliación se dijo que una de las partes debe entregar el inmueble, pero no se dijo cuando debe hacerlo…
O supongamos que no se dijo la fecha, hora y notaría en que se firmará la escritura; tampoco se dijo nada sobre las consecuencias de incumplir el acuerdo….
En cualquiera de esos casos, pedir a un juez que haga cumplir el acuerdo puede resultar muy complicado, y recuérdese que el proceso original ya no puede iniciarse, porque existe acuerdo conciliatorio.
Es la importancia de realizar adecuadamente la diligencia, para que el acta resultante pueda ser exigida.
Otro ejemplo. Una conciliacion en materia de alimentos, lo más común. Debe quedar claro el monto de la cuota, la forma en que se incrementa anualmente, el lugar y forma en que se pagará la obligación, y porqué no plantearse el cobro de unos intereses de mora, en caso de incumplimientos.
Obsérvese que lo que queda en el acta es lo mismo que podrá ser demandado ante el juez, por eso la importancia de la claridad en la diligencia y la congruencia con el acta.
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